Valeo Programma voor naleving van gegevensbescherming Valeo Verklaring inzake gegevensbescherming en privacy

Valeo Algemene beginselen inzake bescherming van persoonsgegevens
Valeo Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?
2. Welke gegevens verzamelen wij?
3. Hoe verzamelen wij persoonsgegevens
4. Wie ontvangt uw persoonsgegevens?
5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens
6. Hoe gebruiken wij de persoonsgegevens?
7. Op welke juridische basis verwerken wij uw persoonsgegevens?
8. Hoe delen wij de persoonsgegevens?
9. Hoe beveiligen wij de persoonsgegevens?
10. Uw rechten omtrent uw persoonsgegevens
11. Hoe kunt u het beste contact met ons opnemen?
12. Actualisering van de privacyverklaring

Valeo Algemene beginselen inzake bescherming van persoonsgegevens

Als een wereldwijd automobielbedrijf, ontwikkelt en onderhoudt Valeo doorlopend relaties met klanten, leveranciers, potentiële klanten, medewerkers, kandidaten, studenten en andere stakeholders. Voor zuiver bedrijfsgerelateerde doeleinden moet Valeo enkele persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken.

Valeo ontwikkelt tevens producten die mogelijk persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en overbrengen (chauffeurs, passagiers, voetgangers….).

Valeo is in ieder geval toegewijd aan de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met gegevensbeschermingsvoorschriften waaronder de recente Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en aan het respecteren van de rechten van de betrokkenen.

Het is het beleid van Valeo om persoonsgegevens op een eerlijke, rechtmatige en transparante wijze te verzamelen, uitsluitend voor legitieme doeleinden te gebruiken, maatregelen te implementeren om de integriteit ervantebeschermen, zeniet langertebewarendannoodzakelijkisendeuitoefeningvanderechten door betrokkenen volledig te ondersteunen.

Als Valeo Europese persoonsgegevens moet uitbesteden en/of Europese persoonsgegevens buiten de Europese Unie moet overdragen, moeten de geselecteerde gegevensverwerkers voldoen aan de gegevensbeschermingswetten en de contractuele voorwaarden en instructies inzake Gegevensbescherming van Valeo. Dit omvat de vereisten van Valeo voor wat betreft gegevensinbreuk, rechten van betrokkenen of claim beheer en het verbod op het gebruiken van niet-goedgekeurde subverwerkers. Internationale transferclausules worden ook ondertekend, zoals wettelijk vereist.

Wanneer Valeo producten ontwikkelt, engineert en produceert die verplichtingen inzake gegevensbescherming onder de AVG activeren, houdt Valeo rekening met ingebouwde beveiliging en privacy op het moment van het ontwerpen, engineeren en ontwikkelen van dergelijke producten. De plichten inzake gegevensbescherming staan, waar van toepassing, beschreven in de overeenkomstige specificaties inzake gegevensbescherming van het product, zodat de cliënt volledig inzicht kan hebben in de maatregelen die genomen worden om aan de verordening te voldoen.

Om de juiste ontwikkeling en veiligheid van onze producten te garanderen dienen Valeo’s prototypen op het moment van engineering getest te worden. Een aantal van deze testen en pilots moeten mogelijk in een reële omgeving worden uitgevoerd en kunnen de verzameling van gegevens van chauffeurs, passagiers en voetgangers omvatten. Gegevens worden slechts voor testen met betrekking tot de in ontwikkeling zijnde technologie verzameld, geanalyseerd en gebruikt binnen een specifiek gegevensbeschermingsraamwerk dat bedoeld is de betrokkenen te beschermen.

De bovenstaande beloftes worden gesteund door Valeo’s Programma voor naleving van gegevensbescherming dat uiteenlopende bedrijfsrichtlijnen, procedures, hulpmiddelen, formulieren en contractuele clausules omvat, evenals een gedetailleerd trainings- en bewustwordingsprogramma. Het Valeo Klokkenluidersyteem is ook beschikbaar voor eenieder die reden heeft om aan te nemen dat het Valeo Programma voor naleving van gegevensbescherming niet wordt nageleefd of die mogelijke overtredingen van dit programma in de wet wil melden.

De Wereldwijde functionaris voor gegevensbescherming kan bereikt worden voor verzoeken, vragen of claims via: dpo.external@valeo.com.

Valeo Privacyverklaring

De huidige aankondiging is bedoeld om Valeo’s stakeholders en zakenpartners op de hoogte te brengen van Valeo’s algemene benadering van gegevensbescherming. Het biedt hen een indicatie van hun rechten en de manier waarop hun persoonsgegevens verwerkt en beschermd worden.

Deze aankondiging heeft betrekking op de gegevens die met name verzameld zijn als onderdeel van onze contractuele of precontractuele relaties, tijdens het wervingsproces of tijdens de proef- of testfasen van een aantal innovatieve producten.

1. Wie zijn wij?

Valeo is een wereldwijdbedrijf dat in 30 landen werkzaam is.

Mevr. Catherine Delhaye is de Wereldwijde functionaris voor gegevensbescherming. Zij is gevestigd op het hoofdkantoor in Parijs en kan bereikt worden via:

Valeo Management Services
43, rue Bayen
75848 Paris Cedex France
dpo.external@valeo.com

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en verwerken de contactgegevens en informatie die nodig zijn om onze activiteiten uit te voeren en zakelijke en contractuele relaties te ontwikkelen of te handhaven in de betrekkingen tussen ondernemingen.

De persoonlijke informatie die wij verwerken betreft met name werknemers, kandidaten, cliënten, leveranciers, verkopers, stakeholders, journalisten, tussenpersonen, banken of financiële instellingen en/of van administraties en instanties.

Wij verzamelen en verwerken over het algemeen geen gegevens over het privéleven.

3. Hoe verzamelen wij persoonsgegevens

Wij verzamelen doorgaans persoonsgegevens rechtstreeks van de vertegenwoordigers van onze zakenpartners zoals:

• Via visitekaartjes, e-mails
• Via uitnodigingen, congressen, evenementen
• Via aanvraagformulieren, informatieaanvraag (RFI), prijsaanvraag (RFQ), in dienen van voorstellen
• Door middel van orders, facturen, creditnota’s
• Via onze internetportalen, waar bezoekers vragen kunnen stellen, aan onze blogs kunnen deelnemen, een boodschap kunnen achterlaten, op onze nieuwsbrief kunnen inschrijven of aanmelden of via cookies
• Via cv’s of sollicitaties

Wij verzamelen tevens gegevens met uw toestemming, waar van toepassing, via cookies wanneer u de Website doorzoekt of gebruikt, over de wijze waarop u toegang krijgt tot de website en hoe de website gebruikt wordt (‘Gebruiksgegevens’). De Gebruiksgegevens kunnen met name informatie omvatten zoals het type browser, het type besturingssysteem, de weergegeven pagina, de op deze pagina doorgebrachte tijd en eerder bezochte pagina’s, de plaats en het land waar u gevestigd bent of andere automatische unieke apparaat-ID’s (‘Apparaat-ID’s’) met betrekking tot de computer, het mobiele apparaat, de technologie of andere apparaten (tezamen het ‘Apparaat’ genoemd) dat u gebruikt om toegang tot de Website te verkrijgen. Apparaat-ID bestaat uit een nummer dat automatisch aan uw Apparaat wordt toegekend wanneer u een website of diens servers bezoekt, en die onze computers gebruiken om uw Apparaat te herkennen. Cookies hebben betrekking op de technologie die op de Website gebruikt wordt om Gebruikersgegevens te verzamelen, inclusief Apparaat-ID. Valeo’s gebruik van cookies staat beschreven in het cookiesbeleid dat hier beschikbaar is.

Daar waar wij een grondig onderzoek moeten uitvoeren ter ondersteuning van een selectieprocedure, zorgen wij ervoor relevante gegevens van gespecialiseerde derden en legitieme bronnen te verkrijgen. Er wordt nooit een geautomatiseerd besluit genomen op basis van een dergelijk grondig onderzoek.

Wij ontvangen gegevens via het Valeo Klokkenluidersysteem, dat beschikbaar is voor medewerkers en stakeholders van Valeo. Hiervoor worden gedetailleerde klokkenluiderprocedures gevolgd. De naam van de klokkenluider en de naam van de vermelde of genoemde personen worden als zeer vertrouwelijk beschouwd. Zij worden op een aparte eigen server bewaard en worden slechts op een ‘need-to-know’-basis gedeeld, afhankelijk van een individuele geheimhoudingsovereenkomst. De onderzoeksresultaten worden met evenveel zorg behandeld.

Wij mogen eindelijk gegevens verzamelen in het kader van testen en pilots of onze producten tijdens hun ontwikkelingsfasen.

4. Wie ontvangt uw persoonsgegevens?

Het grootste gedeelte van persoonsgegevens wordt verwerkt en beheerd door medewerkers van Valeo, die gevestigd zijn in uw land of in ieder land waar Valeo werkzaam is. Onafhankelijk van hun locatie zijn alle entiteiten van Valeo onderworpen aan Valeo’s gedetailleerde programma voor gegevensbescherming. Sommige medewerkers, waaronder HR-medewerkers of interne auditors en onderzoekers, zijn met name getraind in, en bewust van de gevoeligheid van bepaalde gegevens.

Daar waar Valeo gebruik dient te maken van subcontractanten of gegevensverwerkers zijn de laatstgenoemden gebonden aan de noodzakelijke algemene voorwaarden en kunnen slechts van de gegevens gebruik maken voor duidelijk gedefinieerde doeleinden. Hun personeel wordt aan strikte geheimhoudingsovereenkomsten en training gehouden.

Alle noodzakelijke veiligheidswaarborgen zijn ingebouwd daar waar Valeo persoonsgegevens buiten de Europese Unie moet overdragen voor het behoud van de bescherming van persoonsgegevens van de betrokkenen.

Valeo is niet betrokken bij transacties van persoonsgegevens of business; Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden. Bij wijze van voorbeeld, indien namen en telefoonnummers tijdelijk beschikbaar gesteld moeten worden aan een derde, een organisator bijvoorbeeld, dan is dit tijdelijk en voor een specifieke reden en een bepaalde periode; waarbij de derde ervoor zorgt dat de persoonsgegevens aan het eind hiervan vernietigd worden.

5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens

Valeo bewaart uw persoonsgegevens in een beveiligde omgeving gedurende de tijd die nodig is om de doeleinden waarvoor de gegevens verzameld waren te bereiken of gedurende de minimumbewaartermijn vastgesteld in de toepasselijke wettelijke regeling, waaronder het burgerlijke, handels- en strafrecht.

6. Hoe gebruiken wij de persoonsgegevens?

Persoonsgegevens kunnen gebruikt worden met betrekking tot:

• Het verstrekken van antwoorden op uw vragen of het leveren van marketing- en evenementcommunicatie
• Het uitbreiden en beheren van uitnodigingen
• Het versturen en verwerken van orders, facturen en creditnota’s
• Het aanbieden van goederen en diensten
• Rekeninginstelling en -administratie
• Uitwisseling van informatie inzake informatieaanvraag, prijsaanvraag, voorstellen, projecten, kwaliteits- of onderhoudskwesties, etc.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. fraudepreventie, anti-omkoping due diligence, achtergrondonderzoek bij economische sancties)
• Voldoen aan interne auditvereisten
• Het uitvoeren van opiniepeilingen en onderzoeken
• Het testen van producten die in ontwikkeling zijn, zoals hieronder beschreven

Wanneer u onze websites bezoekt, kan het zijn dat uw persoonsgegevens gebruikt worden om:

• E-mailmeldingen te versturen met informatie over Valeo
• Een nieuwsbrief te versturen met recente gebeurtenissen bij Valeo
• Vragen, opmerkingen en andere verzoeken te verwerken die u wenst te maken door contact met ons op te nemen via de website
• Bepaalde inhoud van de website op sociale platforms te delen
• Commerciële en marketingdoeleinden te dienen, zoals informatie over producten van Valeo
• Technische doeleinden te dienen via specifieke technische bijstand
• Te helpen bij het administratief en technisch beheer van de website, en de mogelijkheden en diensten
• Het publiek van de website te meten voor informatie over het surfgedrag van bezoekers

Het kan zijn dat u betrokken bent, of uw gegevens gebruikt worden ter ondersteuning van ons onderzoek, analyse en/of verificaties, waar Valeo als een technologisch hoogwaardig automobielbedrijf, dat aanzienlijke bedragen in Onderzoek & Ontwikkeling investeert, innovatieve producten of technologie of toepassingen in een reële omgeving dient te ontwikkelen en testen:

• Bij wijze van voorbeeld kan de houding en het gedrag van voetgangers of andere chauffeurs op straat door camera’s zijn vastgelegd ter analyse en ontwikkeling van de juiste detectiesensoren met betrekking tot nieuwe voertuigen die door autofabrikanten verkocht worden. Evenzo kunnen de reacties van chauffeurs of passagiers in de auto bestudeerd worden gedurende testfasen. Deze gegevens zullen echter nooit betrekking hebben op u als individu, en ook niet met betrekking tot u als betrokkene gebruikt worden, maar slechts voor statistische doeleinden gebruikt voor de ontwikkeling van producten die zijn afgestemd op het grootst aantal eindafnemers
• Valeo heeft een specifiek protocol ontwikkeld om de relevante gegevensverzamelingen, de gegevenstransfers, het gebruik van de gegevens en de samenhangende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen etc. te beheren. Dit protocol heeft betrekking op iedereen die bijdraagt aan de technische controle van voertuigen

Wat we meestal niet doen: Wij maken over het algemeen geen gebruik van geautomatiseerde instrumenten voor profilering en het nemen van besluiten.
 

7. Op welke juridische basis verwerken wij uw persoonsgegevens?

Over het algemeen verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens ter ondersteuning van onze zakelijke en/of contractuele relaties. Het kan ook voorkomen dat wij wettelijke verplichtingen moeten nakomen, zoals het uitreiken van facturen.

Wij hebben tevens legitieme belangen bij het verwerken van persoonsgegevens, zoals het uitbouwen van zakenrelaties met nieuwe klanten, het bevorderen van nieuw aanbod en technologieën, overeenstemming met internationale voorschriften garanderen zoals exportcontrole of anti- omkoping door onze agenten of tussenpersonen zorgvuldig te selecteren, de betrouwbaarheid van onze producten in een reële omgeving na te gaan om onze verplichtingen met betrekking tot productveiligheid na te komen.

Ten slotte verkrijgen wij toestemming van de betrokkene met wie wij een wisselwerking hebben, met name de bezoekers van onze website. U kunt uw toestemming intrekken en beheren zoals omschreven in rubriek 10.

8. How do we share Personal Data?

Valeo is and acts as a global company. As a result, some data may be shared with other Valeo companies for processing. Such data will be subject to the Valeo Data Protection Compliance program and will be treated with the same level of care and attention throughout the Valeo organization.

Where Valeo needs to outsource data to a third party provider, the Data Processor is carefully selected, data processing agreements and international data transfer clauses both consistent with the Global Data Protection Regulation are duly signed.
 

9. Hoe delen wij de persoonsgegevens?

Valeo is en fungeert als een wereldwijd bedrijf. Het kan hierdoor zijn dat bepaalde gegevens met andere bedrijven van Valeo gedeeld worden voor de verwerking. Dergelijke gegevens zullen
onderhevig zijn aan Valeo’s Programma voor naleving van gegevensbescherming en zullen binnen de gehele organisatie van Valeo met evenveel zorg en aandacht behandeld worden.

Wanneer Valeo gegevens aan een externe leverancier moet uitbesteden, wordt de gegevensverwerker nauwkeurig geselecteerd, en overeenkomsten met betrekking tot gegevensverwerking en de transferclausules van internationale gegevens dienen beide overeen te komen met de AVG en ondertekend te worden.

Wij zijn erop gericht de veiligheid, vertrouwelijkheid en integriteit van gegevens te waarborgen.

Ons Wereldwijde Programma voor naleving van gegevensbescherming omvat programma’s, controles en relevante beleidsmaatregelen, procedures en richtlijnen die ons helpen culturele, organisatorische, fysieke en technische veiligheidsmaatregelen te ontwikkelen en te handhaven.

Het programma omvat:

• Valeo’s Algemeen beleid inzake gegevensbescherming
• Valeo’s Zakenpartner gedragscode waaronder zakenpartners en leveranciers zich moeten verplichten persoonsgegevens als vertrouwelijke informatie te behandelen
• Het beleid inzake gegevensverwerking dat gegevensverwerkers contractuele voorwaarden oplegt in overeenstemming met de Europese wetgeving
• Valeo’s Beleid voor internationale transfer van persoonsgegevens met internationale transferclausules die verplicht zijn in het geval van transfer van gegevens buiten Europa
• Valeo’s Procedure voor kennisgeving van inbreuk op persoonsgegevens
• Een protocol voor gebruik van gegevens van test- en pilotproducten
• Geheimhoudingsovereenkomsten
• Verplichte trainingsprogramma’s
• Instrumenten en methodes
• Audits en controles

Het programma wordt gesteund door een Wereldwijd multidisciplinair team.

Bovendien werken de functionaris voor gegevensbescherming, het bureau voor informatiebeveiliging en de afdeling informatiesysteem nauw samen om de juiste beveiliging te bieden van de persoonsgegevens die wij verwerken.

Wij hebben bijvoorbeeld specifieke maatregelen en plannen:

• Om gegevens te beschermen tegen accidenteel verlies
• Om onrechtmatige toegang, gebruik, vernietiging of openbaarmaking te voorkomen
• Om bedrijfscontinuïteit en herstel bij rampen te waarborgen
• Om toegang tot persoonlijke gegevens te beperken
• Om effectbeoordelingen van de privacy uit te voeren overeenkomstig met de wet en uw zakelijke beleidslijnen
• Om personeelsleden en contractanten op te leiden op het gebied van gegevensbescherming
• Om risico’s van derden te beheren door middel van gebruik van contracten en veiligheidscontroles

Wij hebben tevens:

• Valeo’s Intern Beveiligingsbeleid [Valeo Internal Security Policy]
• Valeo’s Vertrouwelijkheidsbeleid inzake imago en sociale media [Valeo Confidentiality Image and Social Media Policy]
• Valeo’s Veiligheidsbeleid van het informatiesysteem voor externe partners [Valeo IS Security Policy applicable for external partners]

Let op: deze lijst is niet volledig.

10. Uw rechten omtrent uw persoonsgegevens

Het is allereerst uw recht Valeo niet uw persoonlijke informatie te geven. Let erop dat het weigeren om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken ons kan beletten onze verplichtingen na te komen of uw gebruik van de website en de functies en diensten ervan te beperken, indien dergelijke persoonsgegevens voor dergelijk gebruik van belang zijn.

Daar waar de gegevensverzameling afkomstig is van opnamen op de weg, geeft het opnamevoertuig de betrokkenen voldoende kennisgeving, zodat zij de betreffende privacyverklaringen uitgegeven door de Valeo Groep kunnen inzien en tevens het doel van een dergelijke gegevensverzameling en hoe dit verwerkt wordt, kunnen begrijpen.

Volgens de AVG heeft u tevens recht om het volgende te verzoeken:

• Toegang tot persoonlijke informatie: u kunt om toegang tot de volgende informatie vragen:
  • De doeleinden van de verwerking
  • De categorieën van de betrokken persoonsgegevens
  • De ontvangers of categorieën ontvangers, van de gegevens, indien van toepassing, met name derde landen of internationale organisaties
  • Hoe lang de persoonsgegevens bewaard worden (of de criteria die gebruikt worden om die periode te bepalen)
  • Of de persoonsgegevens onderworpen worden aan geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering en, indien dit het geval is, de redenering en alle mogelijke gevolgen
  • Daar waar de gegevens aan een derde land of internationale organisatie worden overgedragen, informatie over de geldende veiligheidsmaatregelen; Informatie over de bron van de gegevens, indien niet rechtstreeks afkomstig van de betrokkene
• Intrekking van toestemming: u kunt uw toestemming intrekken, waar het als basis voor het verwerken van uw persoonsgegevens werd gebruikt
• Correctie van uw persoonsgegevens: wanneer persoonsgegevens incorrect zijn, heeft u het recht te verzoeken/eisen dat de gegevens gecorrigeerd worden en dat onvolledige persoonsgegevens ingevuld worden op basis van de door u geleverde informatie
• Verwijdering, ook gekend als ‘het recht om te worden vergeten’: u heeft het recht te verlangen dat de persoonsgegevens onmiddellijk verwijderd worden, wanneer een van de volgende gronden van toepassing is:
  • De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor het doeleinde waarvoor die verzameld zijn
  • Toestemming is ingetrokken en er is geen andere rechtsgrondslag voor de verwerking
  • De betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking van de persoonsgegevens
  • De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt
•  Verwerkingsbeperking: u kunt het recht op een beperking van de verwerking vanuw persoonsgegevens uitoefenen in een van de volgende omstandigheden:
  • U betwist de juistheid van de gegevens
  • U heeft de gegevens nodig voor rechtsvorderingen
• Geautomatiseerd besluit: u heeft het recht om niet te worden onderworpen aan een geautomatiseerd besluit, wanneer het besluit een aanzienlijk effect op u heeft, en u kunt aandringen op menselijk ingrijpen
• Gegevensportabiliteit: u heeft het recht te verzoeken/eisen dat uw persoonsgegevens aan u in een ‘gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat’ geleverd worden en die gegevens aan een andere partij, bijv. serviceprovider, worden overgedragen. Dit heeft betrekking op persoonsgegevens waar de verwerking ervan gebaseerd is op uw toestemming en de verwerking op geautomatiseerde wijze wordt uitgevoerd. Waar mogelijk kunt u tevens verzoeken/eisen dat de persoonsgegevens rechtstreeks worden overgedragen van onze systemen naar die van een andere provider
• Het recht een klacht in te dienen bij de Information Commissioner’s Office: u kunt een klacht indienen bij Commission Nationale Informatique et Libertés (Franse nationale instantie voor de bescherming van de privacy), bij de functionaris voor gegevensbescherming van de Valeo Groep, of bij het Nationaal gegevensbeschermingsbureau met rechtspraak in het land waar u gevestigd bent

U kunt tevens uw recht van bezwaar uitoefenen en u afmelden voor de nieuwsbrieven dankzij de afmeldlink die onderaan iedere nieuwsbrief vermeld staat.

U kunt dit recht uitoefenen door, om legitieme redenen, een brief te sturen naar ons hoofdkantoor of door een e-mail te sturen naar dpo.external@valeo.com

In het kader van de uitoefening van deze rechten zal u om een identiteitsbewijs gevraagd worden, en, indien nodig, de informatie die nodig is om uw verzoek te behandelen.

Let erop dat niet alle verzoeken rechtmatig zijn of voldaan kunnen worden.

11. Hoe kunt u het beste contact met ons opnemen?

Indien u vragen of problemen heeft aangaande gegevensbescherming, uw persoonlijke informatie, of indien u een klacht wil indienen, neem dan contact op met de Functionaris voor gegevensbescherming van Valeo via: dpo.external@valeo.com

12. Actualisering van de privacyverklaring

Valeo behoudt zich het recht voor dit beleid op elk gewenst moment te wijzigen.

U wordt van alle belangrijke wijzigingen van dit beleid op de hoogte gehouden met een ‘update’ kennisgeving, inclusief de datum van een dergelijke update.